Panel webowy

Panel webowy BusiKM to aplikacja przeglądarkowa dla właścicieli firm transportowych, dyspozytorów, księgowych i biur rachunkowych obsługujących firmy. Każda rola otrzymuje interfejs dopasowany do swoich obowiązków — bez nadmiarowych funkcji i z zachowaniem ścisłej kontroli nad zakresem danych.

1. Panel właściciela firmy transportowej

Pełen obraz floty na jednym ekranie — kto gdzie jedzie, ile zostało paliwa, jakie dokumenty wygasają w tym tygodniu, ile zarobiliśmy w tym miesiącu.

• Dashboard floty — aktywne zlecenia, łączny przebieg miesiąca, koszty miesiąca, marża, alerty wymagające działania
• Lista zleceń + dyspozytor — przypisanie kierowca / pojazd, status zlecenia, terminy załadunku i rozładunku
• Lista tras — filtry per data / kierowca / pojazd / kraj, eksport do CSV i Excel
• Zarządzanie pojazdami — numer rejestracyjny, VIN, DMC, dokumenty (OC, AC, przegląd, licencja transportowa, OCP, tachograf)
• Zarządzanie kierowcami — przypisanie do pojazdów, zaproszenia, dokumenty (prawo jazdy, kod 95, ADR, badania)
• Raporty kosztów floty — per pojazd, per kierowca, per zlecenie, per kraj kosztu
• Konfiguracja alertów — push i email per kategoria (dokumenty, czas pracy AETR, terminy)
• Mapa floty na żywo — pojazdy w czasie rzeczywistym z ETA dla klienta i strefami alertów (w kolejnej fali rozwoju)

2. Panel biura rachunkowego (multi-tenant)

Multi-tenant zaprojektowany pod realia biura obsługującego wiele firm transportowych — przełączanie firm bez wylogowania, zbiorcze widoki, eksporty per klient.

• Lista klientów — wszystkie obsługiwane firmy z szybkim podglądem statusu (aktywne pojazdy, zaległe paragony, dokumenty wygasające)
• Przełączanie kontekstu — jedno kliknięcie przenosi do panelu wybranej firmy klienta. Każde przełączenie zapisywane w dzienniku audytowym
• Zagregowany dashboard — podsumowanie wszystkich klientów: łączna flota, łączne koszty miesiąca, dokumenty do uzupełnienia w portfelu
• Zbiorczy eksport FK — generowanie eksportów dla wybranych klientów jednocześnie (Insert GT, Comarch ERP Optima, Symfonia FK)
• Dashboard oszczędności — godziny i złotówki zaoszczędzone per klient względem ręcznego rozliczania paragonów i delegacji
• RBAC per klient — przypisywanie konkretnych pracowników biura do konkretnych klientów (pełen / tylko podgląd / tylko eksport)

3. Panel księgowego wewnętrznego

Tryb pracy zoptymalizowany pod cykl rozliczeniowy: zamknięcie miesiąca → weryfikacja paragonów → eksport do FK.

• Dostęp tylko do odczytu — księgowy widzi wszystkie dane firmy, ale nie edytuje zatwierdzonych dokumentów
• Faktury i paragony — pełna lista z OCR-em, kursem NBP, statusem VAT-REF (kandydat do zwrotu z UE)
• Eksporty FK — generowanie plików importowych (Insert GT, Comarch ERP Optima, Symfonia FK)
• Historia eksportów — dziennik wcześniej wygenerowanych plików z możliwością ponownego pobrania
• Filtr "wymagają działania" — paragony bez kategorii, brakujące skany, niezatwierdzone trasy, dokumenty wygasające

4. Dyspozytor i zlecenia

Lista zleceń transportowych z pełnym cyklem od przyjęcia po rozliczenie.

• Tworzenie zlecenia: zleceniodawca, trasa załadunek → rozładunek, terminy, stawka frachtu
• Przypisanie kierowca + pojazd → automatyczne sprawdzenie czy kierowca ma wymagane uprawnienia (kod 95, ADR jeśli ładunek niebezpieczny)
• Status zlecenia: zaplanowane / w trakcie / zakończone / rozliczone
• Powiązanie z trasą GPS, paragonami kierowcy, dokumentami CMR
• Historia zleceń z filtrowaniem per kierowca, klient, kraj, miesiąc

5. Dashboard zgodności dokumentów (compliance)

Jeden ekran daje pełen obraz, gdzie są problemy compliance — zanim staną się problemem przy kontroli ITD, BAG lub urzędu skarbowego.

• Dokumenty pojazdów — OC, AC, przegląd techniczny, tachograf G2V2 (legalizacja co 2 lata) z kolorowym statusem (zielony / pomarańczowy / czerwony)
• Dokumenty firmy — licencja transportowa, wypisy z licencji, OCP
• Dokumenty kierowców — prawo jazdy, świadectwo kwalifikacji (kod 95), ADR, badania psychotechniczne i lekarskie
• Czas pracy AETR — zbiorczy widok kierowców z ostrzeżeniami o zbliżających się limitach (4,5 h jazdy ciągłej, 9 h dziennie, 56 h tygodniowo)
• Pakiet mobilności UE — terminy odpoczynków 45-godzinnych, powroty cotygodniowe
• Eksport do PDF — gotowy raport zgodności pod kontrolę lub do dokumentacji wewnętrznej

6. Eksport do systemów księgowych

Eksport faktur kosztowych, paragonów i raportów floty do trzech najczęściej używanych w Polsce systemów księgowych.

System	Co trafia do eksportu
Insert GT / Rewizor GT / nexo	Faktury kosztowe (paliwo, Maut, hotel, naprawa), kurs NBP, koszty per pojazd
Comarch ERP Optima	Faktury kosztowe z analityką (pojazd, kierowca, zlecenie)
Symfonia FK / ERP	Faktury kosztowe z procentem odliczenia VAT
PDF / CSV / Excel	Raport zbiorczy do druku lub do importu w innych systemach

W kolejnych falach rozwoju: VAT-REF (paczka roczna z UE), eksport delegacji (diety, mandaty), KSeF (Krajowy System e-Faktur). Szczegóły na stronie Integracje FK.

7. Alerty i powiadomienia

System automatycznie monitoruje terminy i wysyła powiadomienia w odpowiednich kanałach:

• Dokumenty — push i email 90 / 30 / 14 / 7 dni przed wygaśnięciem (OC, przegląd, licencja, tachograf, prawo jazdy)
• AETR — push do kierowcy zanim przekroczy limit (15 min przed 4,5 h jazdy ciągłej, 30 min przed 9 h dziennie itd.)
• Pakiet mobilności UE — przypomnienia o przerwach 45h, powrotach cotygodniowych do bazy
• ITD ready — alert gdy w pojeździe brakuje któregoś dokumentu na czas kontroli (wypis z licencji, dowód rejestracyjny, OC)
• Email zagregowany dla księgowego i biura rachunkowego — tygodniowy raport co wymaga uwagi

8. Role i kontrola dostępu

Rola	Co widzi w panelu webowym
Kierowca	Kierowca pracuje w aplikacji mobilnej. Panel webowy w wersji ograniczonej (własne zlecenia, własne dokumenty) — tryb podglądu.
Właściciel	Wszystkie zlecenia, pojazdy, kierowcy i dokumenty swojej firmy. Edycja wszystkiego poza zatwierdzonymi miesiącami rozliczeniowymi.
Księgowy wewnętrzny	Wszystkie dane firmy w trybie tylko do odczytu. Generowanie raportów i eksportów FK.
Biuro rachunkowe	Wszystkie firmy klientów z przełączaniem kontekstu. Poziom dostępu w każdej firmie tożsamy z księgowym wewnętrznym albo wyższy (per umowa z klientem).

9. Wsparcie merytoryczne

Mają Państwo pytania dotyczące konkretnego scenariusza obsługi klienta transportowego, multi-tenanta dla biura rachunkowego lub specyficznego przypadku rozliczenia? Prosimy o kontakt na kontakt@busikm.pl. Odpowiadamy w tym samym dniu roboczym.