Integracje z systemami FK

BusiKM eksportuje koszty floty transportowej do trzech najpopularniejszych w Polsce systemów księgowych. Wszystko, co kierowca zarejestruje w aplikacji — paragony za paliwo, Maut, hotel, posiłki, opłaty drogowe — trafia do księgowości w jednym pliku, gotowym do zaimportowania.

Dla biur rachunkowych obsługujących wiele firm transportowych oznacza to: jeden plik per klient, gotowy do wczytania w cyklu rozliczeniowym. Bez przepisywania paragonów. Bez przeliczania kursów walut.

1. Obsługiwane systemy

System	Status	Co eksportujemy
Insert GT / Rewizor GT / nexo	Od startu	Faktury kosztowe, koszty per pojazd, dokumenty paragonowe
Comarch ERP Optima	Od startu	Faktury kosztowe, koszty per pojazd, dokumenty paragonowe
Symfonia FK / Symfonia ERP	Od startu	Faktury kosztowe, koszty per pojazd, dokumenty paragonowe

2. Co zawiera eksport

Faktury i paragony kosztowe

Każdy paragon zatwierdzony przez kierowcę w aplikacji mobilnej trafia do eksportu. BusiKM rozpoznaje siedem typów dokumentów w sześciu językach (PL, EN, DE, IT, FR, ES):

• Paliwo — stacja, kraj, ilość litrów, cena za litr, suma
• Maut — opłata drogowa (Toll Collect, GO-Box, PrePay/PostPay, eMyto)
• Hotel — nocleg kierowcy w trasie, ilość dób, cena
• Posiłek — koszty wyżywienia w trasie
• Prom — przeprawa pojazdu z ładunkiem
• Parking — postój pojazdu w trasie
• Naprawa — serwis pojazdu poza bazą

Przewalutowanie

Każdy koszt zagraniczny (EUR, CZK, HUF, RON, GBP) jest automatycznie przeliczony na PLN po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia. Kursy pobierane są bezpośrednio z tabel NBP — bez ręcznego wpisywania, bez ryzyka błędu kalkulacyjnego.

Powiązanie z trasą i kierowcą

Każdy paragon ma w eksporcie: numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, datę, miejsce zakupu (kraj). Pozwala to księgowej rozdzielić koszty per pojazd, per kierowca, per zlecenie.

Status VAT-REF (w kolejnej fali rozwoju)

Faktury z krajów UE są w eksporcie oznaczone jako kandydaci do zwrotu VAT — księgowa od razu widzi, które faktury wejdą do rocznej paczki VAT-REF.

3. Insert GT / Rewizor GT / nexo

Eksport w natywnym formacie InsERT. Plik wczytywany przez funkcję Operacje → Dodaj na podstawie — bez konfiguracji, bez konwersji.

• Faktury zakupu jako osobne dokumenty (pełny rejestr VAT)
• Paragony bez faktury jako koszty bezpośrednie
• Automatyczne podpięcie do kont kosztowych zgodnie z typem dokumentu (paliwo / Maut / nocleg / wyżywienie / serwis)

4. Comarch ERP Optima

Eksport w natywnym formacie Optimy. Plik wczytywany przez Narzędzia → Importy → Import z pliku.

• Faktury zakupu z pełnym rejestrem VAT
• Koszty pojazdu per numer rejestracyjny
• Wymiary analityczne — możliwość rozliczania na poziomie zlecenia transportowego

5. Symfonia FK / Symfonia ERP

Eksport zgodny z importem specjalnym Symfonii. Plik wczytywany przez Księgowość → Import specjalny — szablon konfigurowany raz, przy kolejnych miesiącach wystarczy wskazać plik.

• Dokumenty kosztowe per kontrahent / kraj
• Pełna rejestracja VAT z procentem odliczenia per pozycja
• Powiązanie kosztu z pojazdem przez analitykę

6. VAT-REF — zwrot VAT z UE (w kolejnej fali rozwoju)

Po zakończeniu roku BusiKM przygotuje paczkę faktur z całej UE gotową do złożenia wniosku o zwrot VAT (Ósma Dyrektywa). Paczka zawiera:

• Faktury z paliwa, Mautu, hoteli, napraw poniesionych w innych krajach UE
• Klasyfikacja per kraj (DE, FR, IT, AT, CZ…)
• Skany faktur jako załączniki
• Sumy w EUR i przeliczenia na PLN po kursach z dni wystawienia

Aktywne floty międzynarodowe odzyskują z UE od kilkuset do kilku tysięcy złotych VAT miesięcznie — pieniądze, które bez systematycznego procesu zostają w gubionych paragonach.

7. Eksport delegacji do FK (w kolejnej fali rozwoju)

Diety zagraniczne, mandaty, wydatki prywatne kierowcy — wszystko liczone według polskich stawek (Rozporządzenie Ministra Pracy) per dzień pobytu w danym kraju, z automatycznym rozdzieleniem kosztów firmy od potrąceń z wynagrodzenia. Eksport gotowy do zaksięgowania w Insert GT, Comarch lub Symfonii w jednym pliku z kosztami floty.

8. KSeF — Krajowy System e-Faktur (w kolejnej fali rozwoju)

Po wejściu obowiązku KSeF dla wszystkich podatników BusiKM łączy faktury kosztowe pobierane z KSeF z trasami pojazdu i kierowcą — każda zatankowane litry mają jednoznacznie przypisany kurs, każdy Maut konkretną granicę.

9. Wymagania techniczne

• Pojazd musi mieć uzupełniony numer rejestracyjny i numer VIN
• Faktury w obcych walutach — kursy NBP pobierane automatycznie, nie wymagają działań księgowej
• Miesiąc rozliczeniowy musi być zatwierdzony przez właściciela lub księgowego przed eksportem (zapobiega edycji po przesłaniu do księgowości)
• Historia wszystkich eksportów dostępna w panelu webowym — można pobrać ten sam plik ponownie, sprawdzić kto i kiedy go wygenerował

10. Wsparcie dla biur rachunkowych

Mają Państwo nietypowy scenariusz — klienta z dużą flotą i specyficznym podziałem kont kosztowych, mieszankę pojazdów do 3,5 t i powyżej, faktury w walucie spoza UE? Prosimy o kontakt na kontakt@busikm.pl. Każdy przypadek omawiamy indywidualnie i odpowiadamy w tym samym dniu roboczym.